Hoe krijg je jouw deelnemers in beweging?

Je bent gevraagd om een training te geven of een bijeenkomst te begeleiden. En dat is natuurlijk nooit zomaar. Meestal zal er iets moeten gebeuren. Er is een ontwikkelvraag of er moet iets gaan veranderen. We willen een beetje beweging in de tent.

Jouw rol is dus eigenlijk het op gang brengen van deze verandering. Alleen willen de meeste mensen niet veranderd worden.

Veranderen is lastig

Waarschijnlijk heb je al ooit wel eens iets gelezen over hoe lastig het voor mensen is om daadwerkelijk te veranderen.  Mensen wijken nu eenmaal niet graag af van de gebaande paden, maar zijn zich daar gelijktijdig ook nog eens niet van bewust.

Om te zorgen dat er iets gaat veranderen is het dus allereerst van belang dat mensen door krijgen dat ze veel zaken op de automatische piloot doen. Dat we over veel zaken niet  (meer) nadenken na en meestal handelen zoals we dat gewend zijn om te doen. Hierdoor ontbreekt het vaak aan het besef dat we niet effectief of efficiënt bezig zijn. We zijn, zeg maar, onbewust onbekwaam. Het is dus nodig om mensen eerst wakker te schudden.

Wat in organisaties soms helpt is de komst van nieuwe medewerkers of stagiaires die veel ‘waarom-vragen’ stellen. “Waarom moeten we dit formulier eigenlijk invullen?” “Waarom hebben we dit werkoverleg gepland op maandagochtend?” “Waarom kopen klanten eigenlijk onze producten?”. In sommige organisaties wordt overigens heel slim gebruik gemaakt van de frisse blik van stagiaires of nieuwkomers. Er wordt dan gevraagd om gedurende de eerste paar weken een zogenaamd ‘verwonder-document’ of dagboek bij te houden. Dat helpt enorm om scherp te blijven. Dankzij dit soort acties, het stellen van waarom-vragen enzovoorts, zorg je ervoor dat mensen zich zoiets af gaan vragen als: “Waar zijn we nou helemaal mee bezig?”

Als trainer/coach of adviseur zal je vaak ook eerst aan de slag moeten gaan met het proces van bewustwording. Het losweken van oude patronen. Toch is het allereerst interessant om te weten waarom we nou eigenlijk zo ‘lui’ zijn als het gaat om veranderen en ontwikkelen.

Mentale energiebesparing

We nemen dagelijks heel veel onbewuste beslissingen, zonder echt na te denken. Bij hele belangrijke beslissingen nemen we wel de tijd om te wikken en te wegen, maar in veel gevallen doen we de dingen gewoon op routine. We zijn te lui om bewust te kiezen. Dat is voor een deel geen probleem, maar er zijn ook veel situaties waar we door deze cognitieve luiheid fouten maken. Mijn vakbroeders in het werkveld van de psychologie spreken in dit verband over cognitieve bias of heuristische bias.

Een ‘heuristiek’ is de benaming voor een soort van standaard procedure om van A naar B te komen. Het zijn vuistregels of ezelsbruggetjes die er in veel gevallen voor zorgen dat we met meer gemak en zonder echt diep te hoeven nadenken tot oplossingen komen. Je zou het ook kunnen omschrijven als routinematige oplossingsstrategieën. Hiermee besparen we veel van onze mentale energie. Maar, hierdoor trekken we ook vaak heel gemakkelijk conclusies die niet juist zijn.

In de wetenschap worden verschillende heuristieken onderscheiden. Een bekende vorm is bijvoorbeeld de beschikbaarheidsheuristiek:

Naarmate bepaalde beelden of gebeurtenissen sterker in ons geheugen zijn gegrift (en dus makkelijk beschikbaar zijn) beïnvloeden ze ons gevoel en gedrag. Stel dat er recentelijk een heftige vliegtuigcrash heeft plaatsgevonden. De beelden staan je nog helder bij. Dan is de kans groot dat als je gaat vliegen toch enige angst voelt, terwijl het statistisch gezien nog steeds meer dan honderd keer veiliger is dan autorijden.

Of stel dat je meerdere keren in je leven bent bedonderd door mensen waarvan je dacht dat je ze kon vertrouwen. Dan is de kans groot dat je veel voorzichtiger nieuwe vriendschappen aangaat en mensen in vertrouwen neemt. Door jouw slechte ervaringen in het verleden heb je een negatiever beeld gekregen van mensen dan iemand die deze ervaringen niet heeft gehad.

Negatieve verwachtingen door eerdere trainingen

Vanuit mijn ervaringen met teamtrainingen weet ik dat mensen soms eerdere ervaringen hebben gehad met andere sessies die bijvoorbeeld erg slecht zijn gevallen. In dat geval is het goed om dit te weten aangezien we dan meer tijd moeten steken in het bouwen van een veilig leerklimaat. Mensen komen namelijk met meer reserves naar de training vanwege die eerdere ervaring.

Stel dat je een paar keer een klant hebt binnen weten te halen met behulp van een bepaalde PowerPoint presentatie. De kans is dan groot dat je dit een volgende keer weer zo gaat doen, maar het zou maar zo kunnen dat bij een andere klant beter op een andere manier overtuigd zou kunnen worden. Maar daar denken we meestal niet meer over na.

Zo is het ook met veel werkoverleggen. Ooit zijn we begonnen om iedere maandagochtend eerst van 9 tot 11 te vergaderen, maar niemand vraagt zich nog af of dit nog wel zo nuttig is. We doen het, omdat we het “altijd zo hebben gedaan”.

Om te zorgen dat er iets gaat veranderen is het van belang dat mensen door krijgen dat ze veel zaken op de automatische piloot doen. We denken over veel zaken niet (meer) na en handelen zoals we dat gewend zijn om te doen. Hierdoor ontbreekt het vaak aan het besef dat we niet effectief of efficiënt bezig zijn. We zijn, zeg maar, onbewust onbekwaam. Het is dus nodig om mensen eerst wakker te schudden.

Stel de Waarom-vraag

Wat in organisaties soms helpt is de komst van nieuwe medewerkers of stagiaires die veel ‘waarom-vragen’ stellen. “Waarom moeten we dit formulier eigenlijk invullen?” “Waarom hebben we dit werkoverleg gepland op maandagochtend?” “Waarom kopen klanten eigenlijk onze producten?”. In sommige organisaties wordt overigens heel slim gebruik gemaakt van de frisse blik van stagiaires of nieuwkomers. Er wordt dan gevraagd om gedurende de eerste paar weken een zogenaamd ‘verwonder-document’ of dagboek bij te houden. Dat helpt enorm om scherp te blijven. Dankzij dit soort acties zorg je ervoor dat mensen zich af gaan vragen: “Waar zijn we nou helemaal mee bezig?” Misschien herinner je je die Kit Kat reclame uit de jaren negentig.

Als trainer/coach of adviseur zul je vaak ook eerst aan de slag moeten gaan met het proces van bewustwording om beweging te krijgen. Het losweken van oude patronen. Maar soms moet je ook werken aan een sense of urgency

Sense of Urgency

De omgeving stelt soms andere eisen aan een organisatie en het is de kunst om dit tijdig te signaleren. Helaas hebben veel mensen de neiging om “de kop in het zand te steken” en net te doen alsof er niets aan de hand is. “Het waait wel weer over”, “We hebben het tot nu toe altijd nog gered”, zijn van die uitspraken die je dan hoort. Het is een hele kunst om bij degene, van wie je hoopt dat ze stappen zetten naar nieuw gedrag, de sense of urgency, of liever nog de ‘lijdensdruk’, te laten ontstaan.

Wij speelden een keer een game voor het hogere management, waarin zij van rol wisselden met de laag middenmanagers. Door dit spel besefte men ineens, in wat voor beknellende positie een middenmanager zich soms kan bevinden. Dit hielp vervolgens enorm om de rolinvulling en de onderlinge verhoudingen te herzien. Men snapte ineens dat de middelmanager vanuit de huidige situatie nooit succesvol zijn werkzaamheden uit kon oefenen.

Alternatieven zien

Behalve een sense of urgency om te willen ontwikkelen of veranderen, is het ook belangrijk dat mensen een gevoel hebben dat er een goed alternatief is. Ze werken immers vaak al een tijd op een bepaalde manier en hebben lang niet altijd een idee hoe het anders kan. Het besef dat het huidige gedrag niet het gewenste gedrag oplevert is helaas onvoldoende om daadwerkelijk beweging op gang te brengen.

Een voorbeeld: Stel je traint voor een marathon maar loopt telkens blessures op waardoor je weer achterop je schema komt. Dit stelt natuurlijk enorm teleur. Je beseft dat er iets moet veranderen, maar je zoekt binnen de gebaande paden naar oplossingen wat in jouw geval betekent dat je aanpassingen gaat doen in je loopschema. Je verandert dus wel een beetje, maar dit lost niets op. Telkens pas je het schema weer wat aan om het anders op te bouwen maar telkens leidt dit niet tot het gewenste resultaat. Zo kan je maanden of jaren doormodderen zonder dat je daadwerkelijk verder komt en uiteindelijk zit er niets anders op dan opgeven; een marathon is kennelijk te hoog gegrepen.

Maar stel dat er iemand is die jou vertelt dat je niet alleen je trainingsschema aan kunt passen maar dat je ook een hele andere looptechniek kunt aanleren. Iemand die jou wijst op de mogelijkheden van chi-running en –nog beter- jou daar ook direct al een positieve ervaring in kan aanbieden, dan zie je ineens dat er alternatieven zijn. Dat geeft hoop en met nieuwe energie begin je aan een ander manier van lopen. Je merkt dat het beter gaat en bent bereid om te onderzoeken wat voor jou het beste werkt.

Ook hier is het inzetten van een game een fantastisch middel. Door mensen in een spelsituatie succeservaringen aan te bieden merken ze dat het anders kan. Ze gaan nieuwe mogelijkheden zien en er ontstaat een gevoel dat ze wel degelijk in staat zijn om alternatieve methodes aan te leren.

Discipline

Misschien wel het moeilijkste onderdeel; nieuw gedrag inzetten en óók volhouden. We vallen snel terug in oude patronen. In het boek over Eigenaarschap (Wie zorgt dat het goed komt – hoe je eigenaarschap kunt vergroten in elk team) schreef ik hierover het volgende: “We leven ons leven grotendeels door het belopen van platgetreden paden. We zijn ‘gewoontedieren’ en in onze hersenen zijn allerlei verbindingen gelegd waardoor onze routinematige handelingen als het ware automatisch zijn geregeld.

Voor een deel is dat natuurlijk helemaal prima. Het zijn de snelle verbindingen tussen onze hersencellen, waardoor we vaak snel kunnen handelen of reageren. Hoe vaker je deze verbindingen activeert (dankzij het uitoefenen van een routinehandeling) des te soepeler het gaat. Zo werkt het met snowboarden, tennissen, golfen en pianospelen, maar ook met communicatie, problemen oplossen en ontwerpen. Overal hebben we snelle verbindingen in onze hersenen voor gekregen, waardoor je steeds sneller kunt handelen en niet overal meer over hoeft na te denken. Zie zo’n verbinding in je hersenen als een soort snelweg door de jungle. Hoe vaker je die snelweg neemt, des te breder hij wordt. Zo is het met de meeste gewoontes. Het zijn patronen/rituelen die terug zijn te vinden als snelwegen die we in onze hersenen hebben gecreëerd.

Soms zijn deze snelwegen zeer effectief. Een brandweerofficier moet snel kunnen beslissen over de juiste inzet van zijn personeel. Een broker op de effectenbeurs heeft geen tijd om lang af te wegen of hij nu moet toeslaan of niet. Maar soms wil je van bepaalde gewoontes af. Zoals dat teamlid die iedere keer in de verdediging schiet als iemand een kritische opmerking naar hem maakt. Als je iets anders wilt dan zal je de snelweg moeten verlaten en een nieuw pad moeten hakken in de jungle van je hersencellen. Dat vraagt gedurende langere tijd bewuste aandacht en discipline.

Stel, je wilt een nieuwe gewoonte aanleren. Zie dan voor je dat je de snelweg verlaat en met een kapmes een nieuw pad gaat hakken. De eerste keer is het een flinke klus, maar ook een avontuur, misschien zelfs wel leuk. Na flink hakken kom je uiteindelijk waar je moet zijn. Je hebt een nieuw pad gecreëerd voor jezelf – een andere aanpak, maar natuurlijk nog geen nieuwe gewoonte. De volgende dag is het pad alweer een beetje dichtgegroeid. Het ligt nog niet zo voor je klaar als de oude snelweg. Dus je zult opnieuw moeten hakken. Voordat het nieuwe pad ook een nieuwe gewoonte is, zal er nog flink wat tijd nodig zijn. Je ziet telkens die oude snelweg voor je liggen en moet er dan bewust voor kiezen hem te laten liggen. Dat valt niet mee, maar geloof me, na dertig dagen is het paadje door de jungle al een beetje een pad geworden. Zo ontstaat er een nieuwe gewoonte, een nieuw patroon.”

Als trainer is het de kunst om mensen bewust te maken, maar ook om na te denken hoe nieuw gedrag ook na jouw training blijvend kan worden beoefend.

Dit artikel is deel ontleend aan het boek Trainen en Coachen met Speels Gemak.

Meer lezen? Bestel het boek in onze shop