Hoe ontwikkel je een crisisgame?

Burgemeesters zijn eindverantwoordelijk als het gaat om crisisbeheersing en rampenbestrijding. Leidinggeven tijdens een crisis is echter nogal anders dan leidinggeven tijdens de normale dag/dagelijkse situatie. Tijdsdruk, onzekere factoren, grotere risico’s, beperkte of onvolledige informatie spelen allemaal mee. Tijdens een crisis moet je soms sneller dan je lief is een afweging maken om te voorkomen dat je achterop de rijdende trein komt te zitten. Om te voorkomen dat de pleuris uitbreekt…

Straks breekt de pleuris uit!

Een tijdje geleden vroeg een van onze opdrachtgevers, of wij een spelsimulatie konden ontwikkelen waarmee burgemeesters en andere eindverantwoordelijke leidinggevenden konden ervaren hoe het zou zijn als er een crisis uitbreekt. Oftewel, een crisisgame ontwikkelen. Een crisis is gelukkig geen dagelijkse activiteit voor veel mensen, maar als er een crisis is, dan wil je goed beslagen ten ijs komen. Dus moet je weten welke dynamiek zich voordoet en hoe je je hoofd koel weet te houden als er op meerdere fronten aan jou wordt getrokken. Hoe ga je daarmee om en wat kan jou helpen om dit, als het zich voordoet misschien nog beter te doen?

Veel burgemeesters hebben inmiddels ervaring opgedaan met de zogenaamde burgemeestersgame. Dit is een crisisgame die jaren geleden al is ontwikkeld en waarmee via een computerprogramma informatie wordt aangeboden over een crisis en een aantal dilemma’s worden voorgelegd. De speler kan zich dan via het computerprogramma laten “adviseren“ vanuit verschillende invalshoeken; informatie van de politie, van de brandweer, van het OM enzovoort. Vervolgens kan hij een afgewogen beslissing nemen. Een game die niet heel erg uitblinkt in vormgeving, maar waardoor deelnemers wel een beetje een beeld krijgen van waar ze inhoudelijk gezien zoal mee te maken kunnen krijgen. Nuttig, maar de game werd na enkele jaren te zijn ingezet wel wat saai bevonden.

Tijd dus voor vernieuwing. De wensen van de opdrachtgever waren de volgende:

  • Bouw een crisisgame waarin eindverantwoordelijke functionarissen worden uitgedaagd in het omgaan met dilemma’s.
  • Zorg er voor dat genomen beslissingen invloed hebben op het verdere verloop van het incident zodat de deelnemers geconfronteerd worden met de effecten van hun beslissing
  • Zorg er voor dat de problematiek in de game aansluit bij de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers, m.a.w. er moeten enkele zogenaamde bestuurlijke of ethische dilemma’s in zitten alsmede besluitpunten met mogelijke effecten op korte en lange termijn
  • De crisisgame moet makkelijk in gebruik zijn, bij voorkeur een standalone opstelling die niet afhankelijk is van aanvullende apparatuur op de locatie en/of een al dan niet goed werkend draadloze internetverbinding
  • De deelnemers moeten individueel kunnen deelnemen aan deze game

Vanuit Jump voegde we hier nog de volgende wensen aan toe:

  • Zorg er voor dat de deelnemers tijdens het spelen zichzelf kunnen verbeteren zodat men een positieve leerervaring heeft
  • Zorg er voor dat de deelnemers 100% in het spel worden “gezogen” waardoor de game zoveel mogelijk leerrendement heeft.

De Wet van Pleuris

De uitdrukking “straks breekt de pleuris uit!” wil zeggen dat er niet alleen een incident is, maar dat er ook nog een heleboel gedoe omheen ontstaat. Dat zijn natuurlijk de leukste situaties om mee te oefenen. Het aardige is dat er jaren geleden al een keer in kaart is gebracht welke variabelen een rol spelen, wil de pleuris uitbreken.

De Wet van Pleuris luidt: P = V x R x (S)M3 . In het artikel hierover wordt dit verder toegelicht. De drie variabelen die een rol spelen zijn:

  • De aanwezigheid van Verwijtbaarheid: had dit voorkomen kunnen worden en wie is daarvoor dan verantwoordelijk?
  • De relevantie: had het ons allemaal kunnen overkomen, hoe ‘dichtbij’ komt het incident bij de beleving in het publiek?
  • De mediageniekheid: in hoeverre is het mogelijk het incident “groter” te maken dankzij interessante beelden, indringende verhalen etc.

Brainstormen

Vanuit deze drie variabelen hebben we bij Jump een brainstormsessie georganiseerd waarin we een aantal mogelijk scenario’s hebben uitgewerkt. En omdat we vooral wilden focussen op het omgaan met dilemma’s en wilden voorkomen dat er na afloop of tijdens de game een discussie zou ontstaan over het realiteitsgehalte van het scenario besloten we om een zogenaamde “out of the box” scenario te bedenken. Dus geen grote brand of een aanslag in Nederland, aangestuurd door een crisisbeleidsteam, maar liever een fictieve situatie waarin wel dezelfde elementen van de Wet van Pleuris in naar voren zouden komen.

Vanuit dit vertrekpunt hebben we op hoofdlijnen drie mogelijke scenario’s op hoofdlijnen uitgewerkt en uiteindelijk gekozen voor het scenario Summercamp. De spelers in de crisisgame spelen dat zij directeur zijn van een Stichting die onder meer een zomerkamp organiseert voor hoogbegaafde jongeren op een tropisch eiland in de Stille Oceaan. Tijdens dit zomerkamp doet zich iets voor wat grote gevolgen kan hebben. Alle elementen van de wet van pleuris zullen mee moeten spelen bij het verdere verloop.

Uitwerken scenario

We kozen voor drie spelrondes waardoor de deelnemers drie maal zouden worden uitgedaagd om informatie te verwerken en beslissingen te nemen. Vier rondes zou er toe leiden dat er te veel variatie zou ontstaan t.g.v. de gemaakte keuzes. Twee rondes biedt te weinig mogelijkheden om niet alleen geconfronteerd te worden met jezelf maar ook iets te kunnen leren en een succeservaring te behalen.

Vervolgens werkten we het scenario in deze drie rondes verder uit. Een complex proces aangezien beslissingen in ronde 1 van invloed zijn op het verloop van het incident. Hierdoor ontstonden er vele vertakkingen en het is de kunst om dit te kunnen blijven managen in een spelomgeving waarin we zes personen gelijktijdig wilden laten spelen.

Testronde met de klant

Op het moment dat het scenario klaar was zijn we samen met een kleine vertegenwoordiging van de opdrachtgever gaan testen of er genoeg “vlees” zou zitten aan het scenario. Was het niet te ingewikkeld of juist te makkelijk. Deze testronde was een ronde waarin alle informatie op papier werd aangeboden. De testspelers lazen zich stap voor stap door het incident en moesten beslissingen nemen die leidden tot nieuwe ontwikkelingen.

Op basis van de testronde hebben we nog enkele elementen toegevoegd en andere weggelaten. Waarna het scenario als definitief oké werd bevonden. Het werd tijd om verder aan de slag te gaan met het spelmanagement en het vormgeven van de informatie.

Spelmanagement

Een grote uitdaging was het spelmanagement. Natuurlijk is een dergelijke game te digitaliseren, maar vanuit Jump geloven wij dat een game veel meer impact heeft als er meer gebeurt dan simpelweg achter een beeldscherm zitten en met een muis op knopjes drukken. Uit onderzoek blijkt ook dat, des te meer zintuigen je gebruikt, des te beter iets in je herinnering blijft. Bovendien is er in de praktijk ook sprake van veel meer dan alleen maar achter een scherm zitten. Als zich echt een ramp voordoet dan wordt er op allerlei manieren aan je getrokken. Er zijn veel prikkels, er is veel informatie en het is dan de kunst om gefocust te blijven op je hoofddoel. Het spelmanagement zou dan ook iets moeten worden waarbij de deelnemers op verschillende manieren hun informatie moesten verzamelen, ordenen en zowel fysiek als mentaal moesten worden uitgedaagd.

Dit heeft geleid tot een crisisgame, bestaande uit de volgende onderdelen:

  • Een tablet met film en audiobeelden
  • Een “kaartenbak” met informatie op datasheets
  • Een spelbord met daarop zogenaamde verdiepingskaarten en actiekaarten
  • Een beamer, geluidsinstallatie en laptop voor de plenaire informatie die relevant is voor alle spelers

De crisisgame wordt begeleid door een door Jump opgeleide spelbegeleider. Hij of zij weet hoe het spel moet worden gespeeld, kent het scenario en is in staat om de juiste reflectievragen te stellen en feedback te geven op de geleverde prestaties.

‘Net echt’

Om de deelnemers in het incident te zuigen is gebruik gemaakt van informatie op datasheets maar minstens zo belangrijk is de informatie op audio en film. Zo hebben we een Radio 1 interview gemaakt en een promotiefilm over het Summercamp Event. Het incident moest gaan leven voor de deelnemers. Bij het nemen van beslissingen over de communicatie bijvoorbeeld, worden de spelers geconfronteerd met filmbeelden van boze jongeren of juist van positief gestemde collega’s op het eiland. Via een bevriend buitensportbedrijf maakten we gebruik van landrovers en tenten om zo een heuse filmset te creëren. Daarnaast maakten we gebruik van de diensten van een video bedrijf en zetten we verschillende (stem)acteurs in voor de film en audio beelden.

Vormgeving

Om alles er mooi uit te laten zien, schakelden we onze vormgever in.  Hij ontwikkelde een huisstijl voor alle informatiedragers. Voor het speelbord en de ‘kaartenbak’ met datasheets maakte we gebruik van een kunstenaar met veel ervaring in houtwerking met laserapparatuur. Hij bedacht slimme en mooie oplossingen om de data overzichtelijk aan te kunnen bieden per spelronde.

Tot slot lieten we een bestaande app uit Amerika ombouwen naar een App voor Jump om de videocontent overzichtelijk aan te kunnen bieden op de tablets.

Nog meer testen

Natuurlijk moest de crisisgame eerst nog worden getest. We organiseerden allereerst een testronde met proefpersonen uit ons eigen netwerk. Dit waren personen die vanuit hun beroep gewend waren op tactisch of strategisch niveau beslissingen te nemen.

Na verwerking van de inzichten uit de eerste testronde volgde een tweede ronde bij de opdrachtgever. We nodigden mensen uit om deel te nemen die op enigerlei wijze betrokken waren bij de crisisorganisatie en verbonden waren aan het organisatieonderdeel opleiden/trainen of oefenen. Hier kwamen wederom punten naar voren waardoor het spel nog iets verbeterd kon worden waarna we klaar waren om een pilot te draaien met een burgemeester, zijn locoburgemeester en enkele wethouders. De resultaten waren erg positief. Inhoudelijk en speltechnisch liep alles prima. Er waren mooie leermomenten voor de deelnemers. De crisisgame was klaar om verder ingezet te worden.

We voegden ter verduidelijking van het spelmanagement nog een soort proefronde toe waardoor de spelers het spelbord sneller begrepen. Nu werd het tijd voor het schrijven van de uitgebreide manual en het bouwen van een train de trainersprogramma. Want, uiteindelijk willen we deze game verhuren mét maar ook zonder begeleiding. Als het met begeleiding gebeurt dan wordt er gebruik gemaakt van één van de trainers van P&A Talentontwikkeling. Maar ook zonder begeleiding door P&A is het mogelijk om de game in te zetten. Tijdens een programma van ca. 6 uur maken we potentiële begeleiders wegwijs met de crisisgame en leren we ze hoe ze de game het beste kunnen begeleiden. Niet alleen technisch, maar ook als het gaat om het stellen van de juiste reflectievragen en het leiden van de tussen- en eindevaluatie.

Al met al een flink proces, maar daarmee is er een prachtige game op de markt die niet alleen geschikt is voor bestuurders, maar voor iedereen die effectiever wil worden in het nemen van beslissingen onder tijdsdruk. Iedereen die wil leren hoe hij zijn of haar hoofd koel moet houden teneinde de juiste keuzes te kunnen maken als het er echt op aankomt en er sprake is van veel onzekere factoren of verschillende belangen.

Eerste ervaringen in 2019

In 2019 is de game bij verschillende veiligheidsregio’s ingezet voor bestuurders, voor ambtenaren openbare orde en veiligheid, voor communicatieadviseurs en voor leiders ROT. Deels met begeleiding door de trainers van P&A Talentontwikkeling en deels door eigen, door ons opgeleide spelbegeleiders. Lees hier de recensies.

Een blik in de toekomst

Voor 2020 zijn we inmiddels in een ver gevorderd stadium voor een tweede game. Dezelfde spelprincipes, maar met een ander scenario. De werktitel luidt: When Money meets Meaning. Wederom een uitdagende game waarvoor ook weer de wet van Pleuris is geraadpleegd om stevige uitdagingen te creëren voor de spelers. Meer nog dan in de game Summercamp zitten hier ook ethische/economische aspecten in verwerkt plus het kunnen omgaan met lastig te voorspellen elementen uit de “onderstroom”. Meer kunnen we natuurlijk niet verklappen…

Deel deze blog:

Share on email
Email
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

GRATIS EBOOK

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang gratis het eBook ‘Gedragsverandering en het geheim van Serious Games’.